质量管理手册-记录控制程序

1目的与范围

1.1为确保体系所要求的记录得以控制，从而为体系符合规定要求和有效运行提供证据。

1.2本程序适用于XX制造中心体系活动有关的所有记录。

2定义

2.1记录:阐述所取得的结果或提供所完成活动的证据性文件,包括表格形式的记录。

3管理职责

3.1质量部负责监督、管理公司与体系有关的各部门的记录。

3.2各部门负责设计责任范围内的记录表格格式，同时负责责任范围内记录的填写、收集、整理和保管。

4流程图

无

5管理要求

5.1记录表格的建立

5.1.1记录表格由记录的责任部门按照其依存的文件要求建立，并提交品质保证科备案。

5.1.2各相关部门在编制记录时必须保持清晰、准确而完整。

5.2记录的标识

5.2.1记录表格在建立时按以下方法进行编码：

版次：用大写英文字母表示记录版次顺序，即新发行第一版的版次号用A表示，第一次换版用B表示……依此类推。

5.2.3记录表格登记归档

记录表格建立时的编码须经品质保证科核对和归档，以确保记录表格的准确性和有效性。已建立记录表格编码的表格编号则由使用记录表格部门在使用时按5.2.2要求编制和管理。

5.3记录的填写要求

5.3.1字迹清晰,数据准确,时间明确,内容完整,不得用铅笔及红色笔填写。

5.3.2应填项目不得空白,不便填写的用斜线表示，且签字齐全。

5.3.3所有记录不得私自涂改或更改,如填写错误,可在原处“----”划改,并在更改处附近写上正确的文字或数据,必要时在上方写上更改人姓名、更改日期。

5.4记录的贮存、保护和检索

5.4.1记录由各部门贮存在干燥、防水、防火和防虫蛀的地方。

5.4.2相同编码的记录按发生的时间先后顺序分类型进行保存，以便按记录编号顺序进行检索。

5.5记录表格的更改或删减

记录表格发生更改或删减时，由原编制部门提出申请，并经审核和批准后依《文件控制程序》执行，审批后的表格样式需在品质保证科备案。

5.6记录的保存期限

记录由责任部门按5.4规定的贮存要求和规定保存期限进行保存，记录相关部门协助备查。

5.6.1产品销售合同类（营销中心）

保存期限：合同失效日起至后2年

5.6.2采购订货类（采购）

保存期限：合同失效日起至后2年

5.6.3设计开发输出、评审、验证、确认和修改文件类（技术开发部）

保存期限：从该类型产品生产停止起至后5年。对于客户或内部PSA报告、安规测试报告保存期限可延长至8年。

5.6.5人力资源教育培训档案类（综合管理部）

保存期限：职员离职之日起至后1.5年

5.6.6监视与测量记录类（质量部）

保存期限：编制之日起至后3年,如客户（Ariete）有特殊要求，保存期限可延长至5年。关键零部件检验报告（质量部保存复印件，测试中心保存原件）、FQC编制的成品检验报告及生产过程中的寿命测试报告（质量部保存复印件，测试中心保存原件）保存期限延长至8年。

5.6.7生产策划记录类（计划/各生产车间）

保存期限：自产品生产完工后2年

5.6.8内外审、管理评审记录类（质量部）

保存期限：自执行之日起至后3年

5.6.9与生产设备有关的记录类（设备动力部）

保存期限：自执行之日起2年内

5.6.10与文件、记录和产品数量有关的其它记录类（各部门/车间）

保存期限：自执行之日起2年内

5.7记录表格印刷

如需进行记录表格印刷时,由使用部门提出书面申请,同时附有表格样板,经部门负责人确认后,交品质保证科对印刷样板进行核对和签名确认,再由申请部门将此单据连同表格样板交综合管理部联系外部印制。

5.8记录的保留和处置

记录的保存超过5.6规定的保存期限时，由记录编制部门填制“记录处置审批表”，记录编制部门负责人审核，管理者代表批准后由记录编制部门进行销毁。

6记录6.1记录处置审批表7相关文件7.1文件控制程序

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